Immobilienwirtschaft: Der Umgang mit Compliance-Verstößen – Ein Beitrag von Christoph Hagen, Compliance Manager (u. a. WDR und AfA AG)

Immer wieder rücken Schlagzeilen die Immobilienbranche in ein schlechtes Licht. Dies können Gehaltsdaten von Mietern im Internet oder Bestechungsgeld für eine Wohnung sein. Compliance ist der Baustein der Organisation, mit dem sich die Branche schützen will.

Insbesondere mittelständische Firmen unterschätzen die Risiken für die Immobilienwirtschaft, die durch Non-Compliance z. B. durch Korruption bei Aufträgen oder Wohnungsvergaben oder fehlenden Datenschutz entstehen können. Fehlende Compliance-Regelungen können für Immobilienunternehmen und ihre Beschäftigten vielfältige Folgen haben. Die Schäden können von Bußgeldern über Reputationsrisiken bis hin zu arbeitsrechtlichen Sanktionen reichen.

Vorteilsgewährung

In letzter Zeit häufen sich die Meldungen von Bestechungsgeldern durch Miet-oder Kaufinteressenten. Da Wohnungen und Häuser immer schwerer zu bekommen und die Märkte eingeschränkt sind, steigen die Risiken. Insbesondere in Großstädten sind Wohnungen rar, weshalb die Interessenten oft zu Bestechungsgeldern an Vermieter, Eigentümer oder Makler greifen, in der Hoffnung, so die begehrte Wohnung zu erhalten.

DSGVO-mangelnder Datenschutz

Und wer heute eine Wohnung mieten möchte, muss die Höhe seines Gehaltes oder Schulden preisgeben. Immer wieder wird bekannt, dass Immobilienunternehmen Mieterdaten unverschlüsselt im Internet verschickten. Dies verstößt gegen Datenschutzregelungen, denn die Firmen sind verpflichtet, die erhobenen Mieterangaben zu schützen. 

Unter Datenschutz fällt auch, wenn ein Sachbearbeiter die Telefonnummer eines Mieters an einen Handwerker weitergibt. Denn insbesondere seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 dürfen die Immobilienfirmen Mieterdaten allerdings nur weitergeben, wenn der Mieter eingewilligt hat. Wenn der Sachbearbeiter das vorher jedoch nicht mit dem Mieter bespricht, dann gibt es schnell ein Datenschutzproblem.

Transparenz und Regelwerke

Oft muss erst etwas passieren, bevor die Unternehmen die Compliance-Risiken erkennen und Regeln erlassen. Dabei kann man jedoch nicht alles absichern. Den Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern von Immobilienfirmen ist häufig bekannt, wie wichtig Compliance-Regeln und Transparenz sind.

Kleine Firmen hingegen besitzen häufig nicht genügend Personal für eine eigene Compliance-Organisation, aber sie können sich einiges von den Erfahrungen der großen Firmen abschauen. Wichtig ist es, dass die Regeln an die Firmengröße angepasst sind und kein bürokratisches Hindernis entsteht. Doch Transparenz ist wichtig und dass die Vorgesetzten mit ihren Teams klare Absprachen zu Compliance-Regeln treffen.

Häufig ist den Angestellten dies nicht klar. Umso wichtiger ist es, den eigenen Beschäftigten klare Regeln vorzugeben, was erlaubt ist und was nicht. Das geschieht unter dem Oberbegriff Compliance. Es bedeutet aus dem englischen übersetzt „etwas einhalten“, „etwas befolgen“.

Die Bedeutung von Compliance

Vor rund 20 Jahren kam das Thema Compliance aus Amerika nach Deutschland. Grundsätzlich hat die Geschäftsleitung die Pflicht, Gesetzesverstöße im eigenen Unternehmen durch geeignete Maßnahmen zu verhindern. Allerdings gibt es in Deutschland mit Blick auf Compliance nur eine unübersichtliche Rechtslage. Hier soll insbesondere das sogenannte Verbandssanktionengesetz in diesem Jahr für Verbesserung sorgen.

Auch wenn die Gesetzeslage sind in Deutschland zwar über die Jahre weitgehend gleichgeblieben ist, sind die Urteile der Gerichte im Laufe der Zeit viel strenger geworden. Denn wer mit Compliance-Regeln vorbeugt, schützt sich und seine Angestellten vor höheren Strafen, die Gefängnis, Schadensersatz und Entlassung bedeuten können. Das Strafmaß hängt teilweise davon ab, wie hoch der Schaden ist, der den Firmen entsteht.

Daher sind Compliance-Verstöße keine Frage der Unternehmensgröße. Kritische Vorfälle gibt es in vielen Varianten und nahezu allen Firmengrößen. Der Unterschied ist nur, dass die Fälle der kleinen Firmen nicht in die Presse gelangen. Die der Großen häufig schon, insbesondere wenn es zur Strafverfolgung kommt. Gesetzesverstöße, die in der Presse landen, schaden dem Ansehen der Firmen und der gesamten Immobilienbranche. Zuletzt machte der Skandal um den Bau- und Liegenschaftsbetrieb des Landes NRW Schlagzeilen. Der ehemalige Leiter veruntreute Steuergelder in Höhe von 16 Millionen Euro und wurde im Februar 2017 zu sieben Jahren Haft verurteilt.

Zusammenfassung

Die Immobilienbranche kann sich mit guten Regelwerken und Compliance Management-Maßnahmen in vielen Belangen vor finanziellen Schäden und negativen Schlagzeilen schützen. Einen hundertprozentigen Schutz gibt es allerdings nicht.

Über Christoph Hagen, u.a. WDR und AfA AG Compliance Manager

Christoph Hagen, geboren 1964 in Gummersbach. Studium der Wirtschaftsinformatik an der TH Köln und der Universität Konstanz. Darauf folgt eine mehrjährige Tätigkeit als Compliance Officer, Leiter Revision und kaufmännischer Leiter in Bremen, Köln und London.

Christoph Hagen war beim WDR Westdeutscher Rundfunk unter anderem als Compliance Manager Officer, Leiter der Revision und Projektleiter im strategischen Change-Management tätig.

Dies ist das Kurzprofil von Christoph Hagen, der nach beruflichen Stationen beim WDR, bei R. J. Reynolds und der AfA AG aktuell das kaufmännische Immobilienmanagement einer Stadt im Rheinland leitet.

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Immobilienwirtschaft: Risikomanagement und Compliance – Gastbeitrag auf euro-leaders.com

Immobilienwirtschaft: Compliance und Regelwerke – Gastbeitrag beim Managerblatt

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